Три понятия за минуту
- ДДС (движение денежных средств) — журнал всех поступлений и выплат по датам и категориям
- Кассовый разрыв — день, когда платить надо, а нечем, при любой «прибыли» в отчёте
- Платёжный календарь — обязательства, расставленные по датам вперёд
Ведение — 15 минут в день. К этому материалу идёт готовый шаблон с категориями общепита: открывается в Google Таблицах или Excel.
Категории общепита — готовый набор
- Поступления
- Выручка наличными · выручка безнал (эквайринг, минус комиссия — фиксируйте то, что дошло до счёта) · доставка и агрегаторы (приходят с задержкой и комиссией — отдельной строкой) · прочие (аренда угла, кейтеринг).
- Выплаты
- Продукты и напитки · ФОТ (аванс, расчёт, налоги и взносы — отдельными датами) · аренда и коммуналка · налоги · маркетинг · хозяйственные и расходники · ремонт и оборудование · прочие.
Три правила, на которых всё держится
День, когда деньги реально двинулись
Каждая операция записывается в день, когда деньги реально двинулись, — не в день счёта или договорённости.
Одна операция — одна категория
«Прочие» больше 5% оборота — значит, категорий не хватает.
Переводы между своими кассами
Не доход и не расход, отдельный тип «перемещение».
Платёжный календарь: разрыв виден заранее
Платежи стоят по датам, выручка капает каждый день понемногу. Разрыв — это просто арифметика дат, и её можно сделать заранее.
Аренда 280 тыс — 1-го числа. Зарплата 200 тыс — 5-го. Выручка ≈ 44 тыс/день. К утру 5-го накоплено 44 × 5 = 220 тыс, а заплатить надо уже 480. Разрыв
260 тысесли месяц начался без подушки
Вывод: подушка на счёте к 1-му числу = сумма платежей первой недели.
Как пользоваться
Выпишите платежи месяца по датам
Аренда, авансы, налоги, поставщики с отсрочкой.
Против них — ожидаемые поступления по дням
Среднее по дням недели, как в плане выручки.
Прокрутите месяц вперёд
День, где накопленный остаток уходит в минус, — ваш будущий разрыв. Видите его за две недели — он решается звонком поставщику; за день — займом под процент.
Режим ведения — 15 минут в день
- Вечером
- записать операции дня: выручка по кассам, оплаты поставщикам, мелкие расходы.
- Раз в неделю
- сверить остатки по кассам и счёту с ДДС: разница — это либо забытая запись, либо повод для вопросов.
- Раз в месяц
- свод по категориям: куда ушло, что растёт, где «прочие» распухли.
Шаблон
«ддс-шаблон.xlsx» — лист «Операции» с готовыми категориями и лист «Сводка», который сам считает поступления, выплаты и остаток по месяцу. Открывается в Google Таблицах и Excel. Заполните неделю — увидите свой первый честный платёжный календарь.
Скачать шаблон ДДСXLSX · для Google Таблиц и Excel
В Misea ДДС ведётся сам: кассы и счета, категории, перемещения между кассами — и выгрузка в Excel одной кнопкой, когда таблица нужна бухгалтеру.
Сохранить гайд в PDF 4 страницы — переслать шефу или управляющему
Шаг 1 из 2
Создайте аккаунт прямо здесь
Заполните форму, подтвердите почту кодом из письма — и окажетесь в своей админке.
- Промокод MISEA-DDS уже в форме — три дня Pro
- Дальше аккаунт останется на бесплатном Free. Карта не нужна
Другие разборы
- Семь тихих утечек.Где заведение тихо теряет деньги: скидки «по своим», возвраты перед закрытием, фантомные переработки, списания без хозяина. С суммами и самопроверкой.
- Пять цифр владельца.Выручка дня, фудкост, прайм-кост, точка безубыточности и средний чек: формулы, ориентиры, примеры на одном кафе и что делать при отклонении.