Склад — с чего начать
Порядок, в котором заводят складской учёт, чтобы он сразу считал правильно. Четыре слова, которые надо понять, и пять шагов.
Склад — с чего начать
Складской учёт отвечает на один вопрос: сколько у меня всего осталось и куда оно делось.
Браться за него в первый день не надо. Сначала витрина, меню и люди. Склад имеет смысл, когда вы уже понимаете, что и сколько продаёте.
Четыре слова, без которых дальше не пойдёт
- Номенклатура — список того, что вы закупаете и расходуете: зерно, молоко, стаканы. Не путать с меню: меню покупает гость, номенклатуру покупаете вы. На странице «Номенклатура» про это написано прямо: «Меняете цену для гостя или состав меню? Это Каталог → Меню».
- Состав (в других местах панели — техкарта) — сколько чего уходит на одну порцию. Латте — это столько-то грамм зерна и столько-то миллилитров молока. Заводится в карточке блюда.
- Документ — любая бумага, которая изменила остаток: накладная от поставщика, списание, перемещение, инвентаризация. Даже продажа с кассы — тоже документ.
- Инвентаризация — пересчёт того, что реально лежит на полке, и сверка с тем, что должно быть по документам.
Порядок, в котором это заводят
Порядок важен: сделаете не в этой последовательности — придётся переделывать.
Шаг 1. Завести склад
Учёт → Склады и остатки → Добавить склад.
Склад — это место, где лежат продукты. Часто он один и называется «Основной склад». Если у вас кухня и бар считаются отдельно, заведите два.
Что вы увидите потом: на этой же странице таблицу с колонками Товар, Склад, Остаток, Ед., На сумму, Последнее движение, а сверху — «Всего на складах» и «Позиций с остатком».
Шаг 2. Завести поставщиков
Учёт → Поставщики → Добавить поставщика.
Под заголовком написано зачем: «У кого закупаетесь. Поставщик нужен, чтобы внести накладную». Без поставщика приход не оформить.
Шаг 3. Завести номенклатуру
Учёт → Номенклатура → Добавить товар.
У каждой позиции есть вид: Товар (то, что покупаете — молоко, зерно) или Блюдо (то, что готовите — капучино). И единица измерения: мл, г, шт, порц.
Единицу выбирайте ту, в которой считаете расход, а не ту, в которой покупаете. Молоко покупают литрами, а расходуют миллилитрами. Возьмёте литры — придётся писать в составе «0,2», и ошибиться в запятой станет легко.
Шаг 4. Заполнить состав у блюд
Откройте блюдо в Каталог → Меню и промотайте карточку вниз до блока СОСТАВ.
Пока состава нет, там написано ровно то, что происходит: «Состава пока нет. Значит, склад ничего не списывает, а себестоимость и фудкост занижены».
В блоке заполняются: Действует с (с какой даты работает этот состав), Выход (сколько порций получается) и строки ингредиентов с колонками ИНГРЕДИЕНТ, БРУТТО, НЕТТО, ВЫХОД.
Гостю этот список не показывается — для него есть поле «Описание» выше.
Шаг 5. Внести приход
Учёт → Документы → Добавить накладную.
Это первая настоящая цифра на складе: пришло столько-то молока на такую-то сумму. Пока прихода нет, любое списание уводит остаток в минус.
Шаг 6. Включить списание с кассы
Управление → Настройки кассы, блок ОТКУДА СПИСЫВАТЬ ПРОДУКТЫ. Подробно — в статье Настройки кассы.
Делайте это последним. Включите раньше, чем заполните составы, — чеки начнут копиться с пометкой «Нет техкарты».
Как понять, что всё работает
Продайте что-нибудь на кассе и загляните в Учёт → Чеки кассы. У чека должно стоять «Списано со склада» и не быть жёлтых пометок. Заодно на Складах и остатках уменьшится остаток.
Если пометки есть — что каждая значит и что делать, разобрано в статье Чеки кассы и что означают пометки.
Чего в первый заход делать не надо
- Закрывать период. Это делают, когда месяц уже посчитан. См. Учёт → Закрытие периода.
- Проводить инвентаризацию. Она имеет смысл, когда на складе уже накопились движения.