Сотрудник или администратор — кого куда заводить

В Misea два разных списка людей, и они не связаны между собой. Здесь ломаются почти все новички: заводят бариста в «Администраторы», отправляют ему приглашение на почту, а он всё равно не видит своих смен.

Разберём один раз, чтобы больше не возвращаться.

Два списка

Сотрудники (левое меню: Команда → Сотрудники) — это те, кто работает в зале и на кухне: бариста, повар, официант.

• В панель управления не заходят. Логина и пароля от неё у них нет.
• Заводятся по имени и телефону.
• Смотрят свои смены в приложении на телефоне.
• Попадают в расписание, табель и отчёты по часам.

Администраторы (кружок с инициалами внизу меню → Администраторы) — это те, кто заходит в панель управления: вы и ваш управляющий.

• Заводятся по почте, на неё приходит приглашение.
• В расписание и табель не попадают. Это не сотрудники, это доступы.

Проще всего запомнить так: сотрудник — это человек в смене, администратор — это человек с паролем от панели. Один и тот же человек может быть и тем, и другим — тогда его заводят дважды, в оба списка.

Как завести сотрудника

1. Левое меню: Команда → Сотрудники.
2. Нажмите + Добавить сотрудника.
3. В окне Новый сотрудник заполните:
   • Имя — обязательно. Анна.
   • Фамилия — Ковалёва.
   • Телефон — обязательно, в формате из подсказки на экране: +7 (900) 123-45-67. Это не для связи, это его логин в приложении. Ошибётесь в цифре — человек не сможет войти, и понять почему будет трудно.
   • Должность — выберите из списка. Если список пустой, кроме «— Не выбрана —», значит должности ещё не заведены: Управление → Должности. Ставка в рублях в час задаётся именно там, на должности, и подтягивается всем людям этой должности.
   • Точки — нажмите + Добавить точку и выберите вашу. Это важно: сотрудник появится в расписании только тех точек, к которым привязан здесь. Не привязали — не сможете поставить его в смену. Первая точка в списке считается основной.
   • Норма часов/неделю — сколько он должен отработать, например 40. Нужно, чтобы вы видели недоработки.
   • Порог «мало часов» — ниже какого числа часов считать неделю пустой.
   • Табельный номер в iiko — заполняйте, только если у вас стоит касса iiko и вы знаете номер этого человека там.
4. Нажмите Сохранить. Пока не заполнены Имя и Телефон, кнопка серая и не нажимается.

Что вы увидите: окно закроется, в списке появится строка вида «Ковалёва Анна», зелёная отметка Активен и телефон. Обратите внимание: фамилия показывается первой.

Вкладки Активные / Уволенные / Все над списком переключают, кого показывать.

Если человек уволился — не удаляйте его.

1. Найдите его строку в списке. Нажатие на саму строку ничего не открывает — не думайте, что панель зависла.
2. Справа в строке две маленькие кнопки-иконки: карандаш и корзина. Наведите мышь — под карандашом всплывёт подсказка Редактировать, под корзиной Удалить. Нажмите карандаш.
3. Откроется окно Редактировать сотрудника. Пролистайте его до самого низа: там есть переключатель Активен, которого не было при создании.
4. Выключите Активен и нажмите Сохранить.

Человек уедет во вкладку «Уволенные», а история его смен и часов останется на месте. Корзина — не для этого случая: удаление стирает человека, и старые отчёты станут неполными.

Что сотрудник увидит у себя

Сотрудник смотрит свои смены в приложении MStaff.

Важно, и об этом лучше узнать сейчас: приложение есть только для iPhone, в App Store. Версии для Android сегодня нет. Если у вашего бариста телефон на Android, приложение он поставить не сможет.

Что делать, если у сотрудника Android. Смены за него ставите вы — расписание живёт в панели, а не в телефоне. Отметить приход и уход он не сможет, поэтому в Табеле его смены останутся без отметок. Закрывайте их руками: откройте смену в Команда → Расписание и поставьте статус Выполнена.

Важно: делать это можно только после того, как смена прошла. В списке статусов у будущей и сегодняшней смены пункта «Выполнена» нет вовсе — там только «Запланирована», «Отменена», «Не вышел», а под полем написано: «„Выполнена“ доступна вручную только для прошедших смен. Обычно ставится автоматически после отметок прихода и ухода.» Не ищите пропавший пункт — вернитесь к этой смене на следующий день. У прошедшей смены «Выполнена» появляется в списке, и подпись под полем меняется на «Если сотрудник работал, но не отметился — выберите „Выполнена“ вручную. Информация уйдёт в iiko.» Часы после этого посчитаются, и в отчёт по часам человек попадёт.

Как он входит:

1. Скачивает MStaff из App Store.
2. Регистрируется сам: указывает свой телефон (тот самый, что вы вписали в его карточку), почту и придумывает пароль.
3. Подтверждает почту кодом из письма.
4. Приложение находит его по номеру телефона и связывает с вашим заведением.

Никакого кода приглашения передавать не нужно — связка происходит по номеру. Порядок не важен: он может зарегистрироваться до того, как вы его завели, — связка произойдёт, когда карточка появится.

Что он видит внутри:

• Главная — ближайшие смены и большая кнопка Начать смену / Завершить смену. Это и есть отметка прихода и ухода, она попадает к вам в Табель. Там же — примерная сумма за месяц по отработанным часам и ставке. Это прикидка для сотрудника, а не расчётный лист.
• Расписание — его смены на неделю вперёд.
• Заявки — попросить поменяться сменой или взять выходной. Вы увидите просьбу в Команда → Заявки смен и подтвердите или отклоните.
• Вакансии и Ещё.

Чужих смен, выручки, себестоимости и зарплат других людей он не видит.

Если сотрудник говорит, что не может войти — проверьте в первую очередь телефон в его карточке. Он должен совпадать до цифры с тем, который человек ввёл в приложении.

Как пригласить администратора

Приглашать может только Владелец. И дело даже не в кнопке: у управляющего пункта «Администраторы» в меню профиля нет вовсе — он его не увидит и не найдёт. Если управляющий всё-таки попадёт на эту страницу по прямой ссылке, вместо кнопки приглашения будет надпись «Только владелец аккаунта может приглашать новых администраторов».

1. Нажмите на кружок с вашими инициалами внизу левого меню.
2. Выберите Администраторы.
3. Нажмите + Пригласить.
4. В окне Пригласить администратора заполните:
   • Email — обязательно. На него уйдёт письмо со ссылкой.
   • Имя (необязательно).
   • Роль — из трёх вариантов, см. ниже. По умолчанию уже выбран Менеджер; если нужен другой — смените.
5. Нажмите Отправить приглашение.

Что вы увидите: окно закроется. Человек появится в списке после того, как перейдёт по ссылке из письма и задаст пароль. Пока он этого не сделал, рядом с ним будет отметка «email не подтверждён».

Письмо не пришло — проверьте спам. Кнопки «отправить повторно» в разделе нет: отправьте приглашение заново на тот же адрес.

Три роли и что они значат

• Владелец — полный доступ. Только он видит и оплачивает Тарифы, только он приглашает других администраторов, только у него есть гайд по запуску. Выдавайте эту роль себе и, если очень нужно, совладельцу.
• Менеджер (управляющий) — повседневная работа: меню, гости, расписание. Не видит Тарифы, не может приглашать людей и не может менять то, что относится ко всей сети сразу.

  Проверьте это до того, как передадите дела. Менеджер видит заказы и операционные списки только по тем точкам, которые за ним закреплены, а закрепить точку из панели сегодня негде. Поэтому у только что приглашённого управляющего лента заказов может оказаться пустой, хотя заказы есть. Если так вышло — напишите в поддержку support@misea.ru, точки закрепят со стороны Misea. До этого момента не рассчитывайте, что управляющий увидит заказы вместо вас.

• Сотрудник с доступом — самая узкая роль. Не путайте её с разделом «Сотрудники»: чтобы бариста видел свои смены, эта роль не нужна и не поможет. Заводите бариста в Команда → Сотрудники.

Роли фиксированные — свою придумать нельзя, набор прав у каждой поменять нельзя.

Убрать доступ или сменить роль в этом разделе нельзя — кнопок для этого нет. Если человеку нужно закрыть доступ, напишите в поддержку support@misea.ru.

Частые вопросы

Может ли один email быть в двух заведениях? Внутри одного заведения второй раз тот же адрес не пройдёт — появится «Пользователь с таким email уже есть в этой команде».

Нужно ли заводить себя в Сотрудники? Если вы сами стоите в смене и хотите попадать в табель — да, заведите себя ещё и там, с телефоном.

Сколько человек можно завести? Ограничения на число сотрудников и администраторов нет ни на одном тарифе. Ограничено другое, и только пока тариф не оплачен: одна точка и не больше 15 столов.

Дальше

• Первая неделя: должности, ставки, расписание.
• Смены и табель.