Подразделения и должности — с чего начинается график

Это первый экран, на который нужно зайти, если вы хотите вести график смен. Пока нет должностей, вы не сможете добавить сотрудника: в его карточке список должностей будет пустым.

Порядок такой: сначала подразделение, потом должность, и только потом человек.

Подразделение — это группа людей внутри точки: бар, кухня, зал. Нужна для того, чтобы в графике смены не сваливались в один список, а стояли по группам.

Должность — это кем человек работает: бариста, бармен, повар. К должности привязана ставка — сколько вы платите за один час работы. Ставка задаётся один раз в должности и дальше сама подставляется всем, кто на этой должности.

Шаг 1. Создать подразделение

1. В левом меню найдите группу Управление и нажмите на неё — список под ней раскроется.
2. Нажмите Подразделения.

Откроется страница с заголовком «Подразделения» и подписью «Группы для точек (Кухня, Бар). Должности настраиваются в разделе «Должности».» Если вы здесь впервые, в центре будет надпись «Подразделений пока нет» и пояснение «Создайте подразделения (Кухня, Бар) и добавляйте в них должности.»

3. Нажмите синюю кнопку + Добавить подразделение справа вверху. (Рядом есть белая кнопка Должности — она просто ведёт на соседнюю страницу, она понадобится на шаге 2.)

Откроется окно «Новое подразделение».

4. В поле «Точки» нажмите + Добавить точку и выберите вашу точку из выпавшего списка. Под полем написано «Выберите одну или несколько точек» и «Подразделение может принадлежать нескольким точкам» — то есть один «Бар» можно завести сразу на все ваши точки, а не по «Бару» на каждую.

Что вы увидите: название точки появится серой плашкой с крестиком справа. Крестик убирает точку обратно.

5. В поле «Название» (со звёздочкой — значит обязательное) впишите название группы, например Бар. В поле стоит подсказка «Кухня» — это пример, а не значение.
6. Поля «Описание» и «Порядок сортировки» можно пропустить. В «Порядке сортировки» уже стоит 0 — стирать его не нужно. Это число решает, какое подразделение показывать выше в списке: чем меньше число, тем выше.
7. Нажмите Сохранить.

Что произойдёт: окно закроется, на странице появится карточка «Бар», под названием — название вашей точки, а внутри карточки серая надпись «Нет должностей.». Это нормально: должности заводятся отдельно, на следующем шаге.

Если кнопка «Сохранить» серая и не нажимается

Значит, не заполнено «Название». Это единственное обязательное поле в этом окне. Точку выбирать не обязательно, но лучше выбрать: без неё подразделение будет висеть «без точки», и в карточке сотрудника вы увидите его как «Без точки · Бар».

Шаг 2. Создать должность и задать ставку

1. В левом меню, в той же группе Управление, нажмите Должности. (Можно и с предыдущей страницы — там справа вверху есть кнопка Должности.)

Откроется страница «Должности» с подписью «Роли сотрудников (Повар, Бариста и т.д.) для расписания и Ганта».

«Гант» — это не настройка и не человек. Так в подписях называется недельный график смен: таблица, где дни идут по горизонтали, люди по вертикали, а смены нарисованы цветными полосками. Подробнее — в статье Расписание смен. Слово встретится ещё раз, в подписи «Цвет (для Ганта)»; речь про тот же экран.

Если должностей ещё нет, в центре будет надпись «Должностей пока нет».

2. Нажмите + Добавить должность справа вверху. Откроется окно «Новая должность».
3. В поле «Название» (со звёздочкой — обязательное) впишите должность, например Бармен. В поле стоит подсказка «Повар» — это пример, а не значение.
4. В списке «Подразделение» выберите то, что создали на первом шаге, — вместо «— Не выбрано —». Пункт выглядит так: Мой ресторан · Бар — сначала точка, потом группа.
5. «Цвет (для Ганта)» — цвет, которым смены этой должности будут закрашены в графике. Слева квадратик выбора цвета, справа поле с кодом вида #6366f1. Можно оставить как есть.
6. В поле «Ставка (руб/час)» впишите, сколько вы платите за час работы, например 320. Без пробелов и без значка рубля — просто число.

Под полем написано: «Подтягивается всем сотрудникам этой должности — используется в табеле и расчёте зарплаты». Это значит, что отдельно каждому человеку ставку задавать не нужно.

7. Если у вас подключена iiko, следующим полем будет «Роль в iiko» — про него написано ниже, в отдельном разделе. Если iiko не подключена, этого поля просто нет, и вы сразу увидите «Описание».
8. «Описание» можно не заполнять.
9. Нажмите Сохранить. Пока «Название» пустое, кнопка серая и не нажимается — это единственное обязательное поле в окне.

Что произойдёт: окно закроется, в списке появится строка «Бармен», слева от неё — цветной кружок, а под названием серым: «Мой ресторан · Бар · 320 ₽/ч». Первым идёт название вашей точки, потом подразделение, потом ставка — у вас там будут ваши названия.

Самая частая ошибка: должности нет в карточке сотрудника

Если вы создали должность, а в окне «Новый сотрудник» список «Должность» пустой или в нём нет вашей должности — почти всегда причина одна: у должности не выбрано подразделение.

В карточке сотрудника должности показываются сгруппированными по подразделениям. Должность, которая не попала ни в одно подразделение, в этот список просто не выводится.

Как починить:

1. Откройте Управление → Должности.
2. Найдите нужную строку и нажмите значок карандаша справа.
3. В списке «Подразделение» выберите группу вместо «— Не выбрано —».
4. Нажмите Сохранить.

Проверить можно прямо на странице: под названием должности вместо «— Без подразделения» должно появиться «Мой ресторан · Бар» — то есть ваша точка и ваша группа.

Фильтр по подразделению

Над списком должностей есть поле «Подразделение» со значением «Все подразделения». Выберите в нём группу — останутся только её должности. Это удобно, когда должностей больше десятка.

Если у вас подключена iiko

Тогда в окне должности, между «Ставкой» и «Описанием», появится дополнительный список «Роль в iiko». По умолчанию в нём стоит «— Не связано с iiko —», а дальше идут роли, которые заведены в вашей iiko, — с её обозначениями в скобках:

Бармен (BR1) · Кассир (CS1) · Официант (WR1) · Повар (CO1) · Управляющий (MN0) …

Буквы в скобках — это код роли в самой iiko. Выбирать нужно по названию; на код можно не смотреть, он нужен, только если у вас две одинаково названные роли.

Под списком написано: «Роли в iiko создаются только в самой iiko. Выберите аналог — тогда смены сотрудников этой должности будут уходить в iiko. Без связи смены остаются только в Misea».

В списке должностей у связанных появится зелёная пометка iiko (подсказка «Связана с ролью iiko»), у несвязанных — оранжевая без iiko с подсказкой «Не связана с iiko — смены не уходят в кассу».

Если iiko не подключена, этого списка в окне не будет — и это нормально.

Как изменить ставку

1. Управление → Должности → значок карандаша у нужной строки.
2. Поправьте «Ставка (руб/час)» → Сохранить.

Новая ставка сразу применится ко всем сотрудникам этой должности и ко всем расчётам выплат в графике — и за будущие недели, и за прошедшие. Отдельной «истории ставок» в Misea нет: система всегда считает по той ставке, которая стоит сейчас. Если вы повышаете человека с середины месяца, а старые недели должны остаться со старой суммой — выпишите старые суммы себе до того, как менять ставку.

Как удалить

Удалить должность: карандаш — не туда, нужен значок корзины справа от строки. Появится окно «Удалить должность?» с текстом «„Бармен“ будет удалена. Сотрудники останутся без должности.» Люди при этом не удаляются — у них просто пропадёт должность, и ставка перестанет считаться.

Удалить подразделение: так же, значок корзины на карточке. Текст окна: «„Бар“ будет удалено. Должности останутся без подразделения.» После этого должности из этой группы пропадут из списка в карточке сотрудника — см. раздел про частую ошибку выше.

Дальше

• Сотрудники — как завести человека
• Расписание смен