Сотрудники — как завести человека

В Misea есть два разных списка людей, и их постоянно путают.

• Сотрудники (левое меню, группа Команда) — те, кто работает в смену: бариста, повар, бармен. Они стоят в графике, по ним ведётся табель и считаются выплаты. В эту панель управления они не входят.
• Администраторы (нажмите на своё имя внизу левого меню — выпадет короткое меню «Общие настройки · Тарифы · Администраторы · Тёмная тема · Выйти», в нём Администраторы) — те, кто заходит в саму панель управления и что-то в ней меняет. Это отдельные люди и отдельный список.

Один и тот же человек может быть и там, и там — но заводить его придётся дважды, это две разные записи.

Эта статья — про Сотрудников.

Перед началом

Заведите хотя бы одну должность, иначе в карточке сотрудника нечего будет выбрать. Как это сделать — в статье Подразделения и должности. Ставка (сколько платить за час) задаётся там же, а не в карточке человека.

Как добавить сотрудника

1. В левом меню найдите группу Команда. Её список раскрыт сразу — под названием группы уже видны шесть пунктов: Сотрудники, Расписание, Заявки смен, Табель, Отчёт по часам, Выручка по сотрудникам. Нажимать на слово «Команда» не нужно: нажатие наоборот сворачивает список. Если пунктов не видно — значит группа свёрнута, вот тогда нажмите на Команда.
2. Нажмите Сотрудники.

Откроется страница с заголовком «Сотрудники» и подписью «Персонал для расписания и табеля». Если никого ещё нет, в центре будет надпись «Сотрудников пока нет» и пояснение «Добавьте сотрудников, чтобы составлять расписание и вести табель.»

3. Нажмите синюю кнопку + Добавить сотрудника справа вверху. Откроется окно «Новый сотрудник».
4. «Имя» — со звёздочкой, обязательное. Впишите имя, например Пётр. В поле стоит подсказка «Иван» — это пример, а не значение.
5. «Фамилия» — можно оставить пустым, если человека все зовут по имени.
6. «Телефон» — тоже со звёздочкой, обязательное. Набирайте просто цифры номера: 9280001122. Скобки, плюс и дефисы подставятся сами, в поле получится +7 (928) 000-11-22.
7. «Должность» — выберите из списка. По умолчанию стоит «— Не выбрана —». Должности сгруппированы, и заголовок группы выглядит так: Мой ресторан · Бар — сначала точка, потом подразделение.
8. «Точки» — под подписью «К каким точкам относится» нажмите + Добавить точку и выберите точку. Она встанет плашкой с пометкой ОСНОВНАЯ и крестиком: крестик убирает её обратно. Под полем написано: «Сотрудник появится в расписании только тех точек, к которым привязан здесь. Первая — основная (приоритет в отчётах)».
9. «Норма часов/неделю» — сколько часов в неделю человек должен отработать, например 40. По этому числу в табеле считается отклонение, а в графике часы над нормой подсвечиваются красным.
10. «Порог „мало часов“» — с какого числа часов считать, что человеку недодали смен, например 20. Если за неделю выйдет меньше, рядом с его именем в графике появится оранжевый треугольник с подсказкой «Ниже порога часов».
11. «Табельный номер в iiko» — заполняйте, только если у вас подключена iiko и вы знаете номер этого человека в ней. Под полем написано: «Если у сотрудника есть табельный номер в системе учёта, впишите его сюда. При ближайшей синхронизации мы свяжем этого человека с его чеками автоматически — отчёт „средний чек по сотруднику“ начнёт его показывать». Подсказка в поле — «Например: 042».
12. Нажмите Сохранить.

Что произойдёт: окно закроется, в списке появится строка с человеком. В строке будет: имя в формате «Фамилия Имя» (Смирнов Пётр), зелёная плашка «Активен», кружок цвета должности с её названием, телефон и ставка вида 320 ₽/ч, подтянутая из должности. Если вы заполнили табельный номер, ниже добавится строчка «Таб. №: 42».

Справа в строке два значка без подписей. Наведите мышку — всплывут подсказки «Редактировать» (карандаш) и «Удалить» (корзина).

Если кнопка «Сохранить» серая

Она остаётся серой, пока не заполнены оба обязательных поля — имя и телефон. Фамилия, должность и точки на это не влияют.

Если в списке «Должность» пусто

Значит, ни у одной должности не выбрано подразделение. Это самая частая заминка на этом экране, разбор — в статье Подразделения и должности, раздел «Самая частая ошибка».

Заводить человека можно и без должности: он сохранится. Но тогда его смены будут считаться «без ставки» и в выплаты не попадут.

Зачем обязательно телефон

По телефону сотрудник входит в мобильное приложение Misea Staff. Там он смотрит свои смены, отмечает приход и уход, просит выходной и меняется сменами.

Регистрируется он сам, вы за него ничего не заводите: в приложении он вводит свой номер телефона, свою почту и пароль, который придумывает сам, а потом код подтверждения, который придёт ему на эту почту. Приложение находит его по номеру телефона и связывает с вашим заведением.

Поэтому номер в карточке должен быть тот же самый, который человек введёт в приложении. Если номера разойдутся, он зарегистрируется, но своих смен не увидит: приложение не поймёт, что это он.

Пароль сотруднику вы не выдаёте и не видите — он придумывает его сам.

Оранжевый баннер «Нужен телефон»

Если вы подключили iiko, сотрудники приедут оттуда сами. Но iiko телефоны через свой интерфейс не отдаёт, поэтому наверху страницы появится оранжевый баннер. Первая строка в нём считает людей — например, «1 сотруднику из iiko нужно указать рабочий телефон», а если их больше — «3 сотрудникам из iiko нужно указать рабочий телефон». Ниже мелким шрифтом всегда одно и то же:

«Без номера сотрудник не сможет войти в приложение Misea Staff, смотреть свои смены и отмечать приход и уход. iiko телефоны не передаёт, поэтому впишите их здесь.»

Нажмите в баннере Заполнить → — откроется карточка первого человека без номера. Впишите номер, нажмите Сохранить, баннер сам предложит следующего. У таких людей в строке списка вместо телефона стоит оранжевая плашка «Нужен телефон» — по ней тоже можно нажать, откроется та же карточка.

Вкладки «Активные / Уволенные / Все»

Над списком три вкладки.

• Активные — открыта по умолчанию, здесь те, кто работает.
• Уволенные — сюда попадают только те, кого пометила уволенным iiko. Вручную человека в эту вкладку не переложить. Если таких нет, вы увидите «Уволенных сотрудников нет» и пояснение «В архиве нет ни одного уволенного сотрудника.»
• Все — весь список без исключений.

Как временно убрать человека из списков

В карточке уже существующего сотрудника внизу есть тумблер «Активен». Выключите его и нажмите Сохранить.

Что произойдёт: человек пропадёт из вкладки Активные, из списка сотрудников в расписании и из выпадающих списков в табеле.

Внимание, здесь легко потерять человека. Он не появится во вкладке «Уволенные» — там только те, кого уволила iiko. Найти его можно только на вкладке «Все». Чтобы вернуть, откройте его там карандашом, включите тумблер «Активен» обратно и нажмите Сохранить. Мы прошли это на боевой панели: человек вернулся во вкладку «Активные» сразу, ничего больше делать не пришлось.

Не пугайтесь слова «Уволен». На вкладке «Все» у такого человека вместо зелёной плашки «Активен» появится плашка «Уволен» — та же самая, что у людей, которых действительно уволила iiko. Вы никого не увольняли: это просто выключенный тумблер, и во вкладке «Уволенные» его по-прежнему нет. Отличить одно от другого можно только так — если вы сами выключали тумблер, значит это ваш случай.

Смены, которые уже стоят в графике, при этом никуда не деваются.

Как удалить сотрудника

1. В строке человека нажмите значок корзины справа.
2. Появится окно «Удалить сотрудника?» с текстом «Сотрудник „Смирнов Пётр“ будет удалён из списка».
3. Нажмите Удалить.

Удаление отменить нельзя. Если человек может вернуться через месяц — лучше выключите тумблер «Активен», а не удаляйте.

Как исправить данные

Значок карандаша в строке человека открывает ту же карточку с заголовком «Редактировать сотрудника». Поправьте что нужно и нажмите Сохранить.

Ставку в этой карточке поменять нельзя — только серая подсказка «Ставка (руб/час) задаётся в должностях и подтягивается сотрудникам этой должности» со ссылкой на нужный раздел. Чтобы поменять человеку оплату, либо меняйте ставку у его должности, либо переводите его на другую должность.

Если в карточке «Должность» пустая, а в списке должность есть

Бывает так: в списке сотрудников напротив человека написано, например, «Бариста · 300 ₽/ч», а когда вы открываете его карточку карандашом, в поле «Должность» стоит «— Не выбрана —».

Человек должность не потерял. Просто у этой должности не выбрано подразделение, а в карточку попадают только должности, у которых подразделение есть (об этом — в статье Подразделения и должности). Показать её в списке карточка не может, поэтому показывает пустоту.

Что с этим делать:

• Не выбирайте другую должность «чтобы не было пусто» — так вы правда смените человеку должность и ставку.
• Если вы просто правите телефон или норму часов — правьте и нажимайте Сохранить. Должность и ставка останутся прежними, поле «Должность» тут не при чём.
• Чтобы поле перестало быть пустым, откройте Управление → Должности, найдите эту должность, нажмите карандаш и выберите ей подразделение. После этого она появится в карточке.

Дальше

• Расписание смен
• Табель: приходы и уходы