Заявки смен — обмен, выходной, помощь

Обычно перестановки в графике происходят так: кто-то пишет вам в мессенджер «поменяйся со мной на субботу», вы это где-то запоминаете и потом правите график руками. Заявки смен нужны, чтобы этого не было: сотрудник отправляет просьбу из своего приложения или бота, вы нажимаете одну кнопку, и график меняется сам.

Сотрудники сами в график не лезут — ни одна заявка не срабатывает, пока её не подтвердит менеджер.

Как открыть

1. В левом меню найдите группу Команда — её список раскрыт сразу, нажимать на само слово «Команда» не нужно (нажатие сворачивает список). Если пунктов под ней не видно, нажмите на Команда, чтобы раскрыть.
2. Нажмите Заявки смен.

Откроется страница «Заявки смен». Справа вверху — кнопка ← Расписание, которая возвращает в график.

Под заголовком написано: «Обмен сменами и выходные из staff bot. Chat ID менеджеров задаются в разделе «Telegram».» Не ищите раздел «Telegram» — в левом меню его нет. Эта подпись осталась от старой версии. Заявки работают и без него, ничего настраивать не надо.

Ниже три вкладки: Обмен сменами, Выходные, Помощь. Если заявок нет, вы увидите пустую таблицу и надпись «Нет заявок» (на вкладке «Помощь» — «Запросов на помощь нет»).

Когда на «Помощи» появляются необработанные запросы, рядом с названием вкладки загорается цифра — сколько их ждёт вас.

Вкладка «Обмен сменами»

Сотрудник хочет отдать свою смену кому-то другому.

Колонки таблицы: Дата (когда отправили заявку), От (кто отдаёт), Кому (кто забирает), Тип, Статус.

В колонке «Тип» бывает два значения:

• Прямой — сотрудник попросил конкретного человека.
• Пул — сотрудник кинул смену «в общий котёл»: её может взять любой свободный коллега.

Статусы:

• У коллеги — заявка ушла напарнику, он ещё не ответил. Вам делать нечего.
• У менеджера — коллега согласился, теперь ждут вас. Только в этом состоянии в правой колонке появляются кнопки.
• Одобрено — обмен состоялся.
• Отклонено — обмен не состоялся.
• cancelled — да, английскими буквами. Это значит «сотрудник сам отозвал заявку». Делать ничего не нужно, кнопок у такой строки нет. Слово осталось непереведённым — это наша недоделка, а не сбой; на вкладке «Помощь» ровно то же состояние подписано по-русски: «Отозвано».

Если в колонке «Статус» вам попалось любое другое английское слово — это то же самое: перевода для редкого состояния не нашлось. Смотрите на кнопки справа: если их нет, от вас ничего не требуется.

Как одобрить обмен

1. Найдите строку со статусом «У менеджера».
2. В правой части строки нажмите синюю кнопку Одобрить.
3. Появится окно «Одобрить обмен» с текстом: «Обмен сменой между „Иванов“ и „Петров“ будет одобрен. Сотрудники получат уведомление.»
4. Нажмите Подтвердить.

Что произойдёт: мигнёт зелёное «Обмен одобрен», статус строки сменится на «Одобрено», кнопки из строки исчезнут. В расписании смена перейдёт на нового человека. Оба сотрудника получат уведомление.

Как отклонить

Кнопка Отклонить рядом. В окне будет сказано, что смена останется у прежнего сотрудника, и что оба получат уведомление. После подтверждения статус станет «Отклонено».

Вкладка «Выходные»

Сотрудник просит освободить ему день.

Колонки: Создано, Сотрудник, Дата выходного, Причина, Статус. Дата выходного пишется словами с днём недели — например, «вт, 26 мая 2026 г.». Причину человек пишет сам; если он её не указал, в колонке будет прочерк.

Статус «Ожидает» означает, что заявка ждёт вашего решения — тогда справа есть кнопки Одобрить и Отклонить. Дальше — «Одобрено» или «Отклонено». Английское cancelled здесь значит то же, что и на предыдущей вкладке: сотрудник передумал и отозвал заявку сам.

Как дать выходной

1. Нажмите Одобрить в строке заявки.
2. В окне «Одобрить выходной» будет написано, что сотрудник получит выходной, и предупреждение: «Смены сотрудника на этот день будут отменены автоматически.»
3. Нажмите Подтвердить.

Что произойдёт: мигнёт «Выходной одобрен», статус станет «Одобрено». Смены этого человека на указанный день исчезнут из расписания.

Это важно. В окне написано «отменены», но на самом деле смены удаляются насовсем: они не станут полупрозрачными, их не будет видно и кнопки «Восстановить смену» для них не появится. Если вы одобрили выходной по ошибке, смену придётся ставить заново руками. Поэтому перед подтверждением посмотрите в расписании, что стоит у человека на этот день.

Отклонение работает так же: статус станет «Отклонено», график не изменится, сотрудник получит уведомление об отказе.

Вкладка «Помощь»

Сотрудник в свою смену понимает, что не справляется, и просит подмогу — например, пришёл автобус туристов.

Колонки: Создано, Кто просит, Помогает, Когда (дата и время, на которые нужна подмога), Локация, Статус.

В колонке «Помогает» бывает:

• имя того, кто уже согласился помочь;
• имя со стрелкой (→ Иванов) — конкретного человека попросили, он ещё не ответил;
• серое слово пул — просьбу отправили всем сразу, никто пока не откликнулся.

Статусы здесь свои:

• Ищем помощника — просьба ушла коллегам, ответа нет.
• Ждёт подтверждения — помощник нашёлся, ждут вас. Появляются кнопки Подтвердить и Отклонить.
• Смена создана — вы подтвердили, помощник вышел.
• Отклонено — вы отказали.
• Отозвано — сотрудник сам отменил просьбу.

Как подтвердить помощь

1. Нажмите Подтвердить в строке со статусом «Ждёт подтверждения».
2. В окне «Подтвердить помощь» будет написано, кто кому помогает, и предупреждение: «Будет создана дополнительная смена для помощника. Все стороны получат уведомление.»
3. Нажмите Подтвердить.

Что произойдёт: мигнёт «Помощь подтверждена», статус станет «Смена создана», а в расписании у помощника появится новая смена на указанные часы.

Обратите внимание: это дополнительная смена, а не перенос чужой. Она добавится к часам помощника и к сумме выплаты за неделю.

Если у помощника на это время уже стоит своя смена, подтвердить не получится: появится ошибка «У помощника уже есть смена на это время — нельзя апрувить». Сначала разберитесь с его собственным графиком.

Если нажать Отклонить, появится текст «Смена НЕ создастся. Сотрудники получат уведомление», статус станет «Отклонено» и в графике ничего не изменится.

Если ничего не приходит

Заявки не появляются сами по себе — их создают сотрудники. Чтобы они могли это сделать:

• у сотрудника в карточке должен быть указан телефон — тот же, с которым он зарегистрировался в приложении. См. Сотрудники;
• у него должны быть смены в графике: обменяться нечем, если смен нет.

Дальше

• Расписание смен
• Табель: приходы и уходы