Первая неделя — что настроить после запуска

План на семь дней: команда и расписание, реквизиты, лояльность, переход на Pro. И что смотреть каждое утро, когда всё уже работает.

Первая неделя — что настроить после запуска

Витрина работает, QR-коды на столах. Дальше — то, что не горело в первый день, но начнёт мешать к концу недели.

Порядок здесь не случайный: каждый следующий пункт опирается на предыдущий. Если день пропустили, ничего не сломается: сдвиньте остальные на день позже.

Если первый день ещё не пройден — начните с него: Первый день.

День 2. Реквизиты продавца

Это скучно и это первое. Реквизиты продавца — данные вашего ИП или ООО, которые по требованию платёжных систем обязаны быть видны на сайте. Без них вы не подключите приём оплаты.

Левое меню: Управление → Общие настройки.
Пролистайте до блока РЕКВИЗИТЫ ПРОДАВЦА (заголовки блоков на этой странице написаны заглавными буквами).
Выберите Форму: Физлицо, ИП или ООО.
Впишите ИНН — 10 цифр для ООО, 12 для ИП — и нажмите кнопку Заполнить по ИНН рядом с полем.
Пролистайте страницу до самого низа и нажмите «Сохранить настройки».

Что вы увидите после шага 4: наименование и ОГРН (у ИП — ОГРНИП) подставятся сами, появится сообщение «Реквизиты заполнены по ИНН». Поле КПП добавится, только если это ООО.

Если появилось «Не нашли по ИНН» — впишите наименование и ОГРН руками, они есть в вашем свидетельстве о регистрации.

Шаг 5 пропускать нельзя. Пока вы не нажали «Сохранить настройки» внизу страницы, ничего не записано — включая то, что подставилось по ИНН. Уйдёте со страницы — всё придётся вводить заново.

Подробно — Название заведения, реквизиты и адрес сайта.

День 3. Подразделения и должности

Должность — это не только название. Именно на должности задаётся ставка в рублях в час, и уже с должности она подтягивается каждому сотруднику. Поэтому должности заводятся раньше людей.

Подразделение — участок работы: кухня, бар, зал. Нужно, чтобы делить людей и раскрашивать расписание.

Левое меню: Управление → Подразделения, кнопка + Добавить подразделение. Откроется окно Новое подразделение, и первым в нём идёт не название, а блок Точки — это сбивает с толку:
- Точки — нажмите + Добавить точку и выберите свою. На экране подпись: «Подразделение может принадлежать нескольким точкам». Формально поле не обязательное, но привязать стоит: дальше, в списке должностей, подразделение так и будет подписано — «Мой ресторан · Бар», а без привязки останется только «Бар», и при двух точках вы их не различите.
- Название — обязательное поле: Бар, Кухня. Пока оно пустое, кнопка Сохранить серая и не нажимается.
- Описание и Порядок сортировки — пропустите.
Нажмите Сохранить и повторите для остальных. Если делить некого — хватит одного подразделения.
Левое меню: Управление → Должности. Нажмите + Добавить должность.
В окне Новая должность заполните:
- Название — Бариста. Это единственное обязательное поле: пока оно пустое, кнопка «Сохранить» серая и не нажимается.
- Подразделение — выберите из созданных. По умолчанию стоит «— Не выбрано —».
- Цвет (для Ганта) — которым эта должность будет закрашена в расписании. Гант (диаграмма Ганта) — так называется та самая сетка «сотрудники × дни» в Расписании.
- Ставка (руб/час) — например 300.
Ещё два поля — Роль в iiko и Описание — можно пропустить. Первое нужно только тем, у кого подключена касса iiko.
Нажмите Сохранить.

Что вы увидите: должность появится в списке.

День 3. Завести сотрудников

Теперь людей. Сотрудник — это бариста или повар: он смотрит свои смены в приложении на телефоне, но в панель управления не заходит.

Пошагово — в статье Сотрудник или администратор. Коротко: Команда → Сотрудники → + Добавить сотрудника, обязательны имя и телефон, дальше выбираете должность и привязываете к точке.

Одно предупреждение сразу: без телефона сотрудник не войдёт в приложение. Телефон — это его логин, другого способа связать человека с вашим заведением нет.

День 4. Расписание на неделю вперёд

Левое меню: Команда → Расписание.
Вверху выберите точку в выпадающем списке. Пока точка не выбрана, вместо сетки стоит надпись «Выберите точку выше, чтобы увидеть расписание на неделю» — и больше на странице ничего нет.
Вы увидите одну неделю в виде таблицы: строки — сотрудники, столбцы — дни недели. Стрелками ← предыдущая и следующая → переключаете недели, кнопка Сегодня возвращает на текущую.
Чтобы поставить смену, нажмите на пустую клетку — ту, где строка нужного сотрудника пересекается с нужным днём. Если навести на клетку мышь, в ней проступает бледный плюс: это и есть кнопка. Отдельной кнопки «Добавить смену» на странице нет, и это сбивает с толку сильнее всего.
На телефоне всё иначе. Там расписание показано списком, а внизу справа висит круглая кнопка со знаком «+» — без подписи, только плюс. На компьютере такой кнопки нет вовсе, не ищите её.
Откроется окно Новая смена. Дата и сотрудник в нём уже подставлены из клетки, по которой вы нажали, а время стоит по умолчанию 09:00–18:00. Поправьте Начало и Конец, при необходимости смените Сотрудника (первым в списке идёт «Открытая смена» — это смена без конкретного человека) и нажмите Создать. Именно «Создать»: кнопка «Сохранить» появится здесь только когда вы будете править уже существующую смену.
Уже поставленную смену открывают нажатием на её цветную полосу. Полосу можно и перетащить мышью на другой день, и потянуть за край, чтобы изменить время.
Когда неделя собрана, кнопка Скопировать неделю переносит её на следующую — не собирайте одно и то же по семь раз.

Что вы увидите: смены появятся цветными полосами, цвет берётся от должности.

Смена может быть в одном из пяти состояний: Запланирована, Идёт, Выполнена, Отменена, Не вышел. В окне смены вы выбираете руками только три из них — «Запланирована», «Отменена» и «Не вышел». «Идёт» и «Выполнена» система ставит сама по отметкам прихода и ухода. Пункт «Выполнена» появляется в списке только у прошедших смен: он нужен, когда человек работал, но забыл отметиться.

Подробно — раздел Смены и табель.

День 5. Решить, нужен ли Pro

К пятому дню обычно становится понятно, хватает вам Базового или пора на Pro.

Оставайтесь на Базовом, если вам достаточно заказов по QR со стола, меню и стоп-листа, базы гостей, смен, табеля и обмена сменами, журнала движения денег и базовых отчётов. Столы и залы на Базовом не ограничены, помощнику можно задать 10 вопросов в календарный месяц.

Переходите на Pro, если нужно хоть что-то из этого:

гость платит за заказ прямо на витрине — на Базовом он заказывает со стола, а платит официанту или на кассе;
доставка и самовывоз через сайт;
связка с кассой iiko;
загрузка меню файлом или фотографией вместо ручного ввода;
программа лояльности и баллы;
разбор продаж, структура выручки и food cost на Дашборде;
склад, накладные и себестоимость блюд;
живые фоны витрины;
помощник без ограничения по числу вопросов.

Как перейти:

Нажмите на кружок с инициалами внизу левого меню, выберите Тарифы.
На странице Тарифы — карточки тарифов и текущее состояние вашей подписки. У цены есть переключатель Ежемесячно / За год −20%.
Цена при одной точке:
- Базовый — 990 ₽ / мес. или 9 504 ₽ за год: это 792 ₽ в месяц, экономия 2 376 ₽.
- Pro — 4 990 ₽ / мес. или 47 904 ₽ за год: это 3 992 ₽ в месяц, экономия 11 976 ₽.
При оплате за год вся годовая сумма списывается сразу.
Если точек у вас больше одной, цифры будут другими. Первая точка входит в подписку, а каждая следующая прибавляется к месячной цене: +290 ₽ на Базовом и +1 000 ₽ на Pro. От получившейся суммы уже считается год. Например, Pro при двух точках — 5 990 ₽ / мес. и 57 504 ₽ за год. Так что если видите цифру больше ожидаемой — сначала посчитайте свои точки в Управление → Точки.
Нажмите кнопку оплаты у нужного тарифа. Оплата проходит через Т-Банк — картой на защищённой странице банка; после неё вас вернёт в панель, тариф переключится сам. Кассовый чек по 54-ФЗ придёт на почту владельца.
Если тариф у вас уже оплачен, кнопка называется Продлить — это та же самая кнопка.

Отдельного поля для промокода на странице нет — не ищите. Скидка приходит ссылкой в письме: если вы открыли Тарифы по такой ссылке, над карточками появится плашка со значком −10% и текстом «Скидка −10% на первый месяц Pro по промо-ссылке из письма». Тогда просто оплатите — скидка учтётся сама.

Карта не привязывается, автосписаний нет — каждое продление вы подтверждаете сами.

Оплатить может только Владелец. Управляющий страницу Тарифы открыть может, но вместо кнопки оплаты увидит неактивную надпись Только владелец.

Отдельно про точки: их может быть сколько угодно, но первая входит в подписку, а каждая следующая стоит 290 ₽ в месяц на Базовом и 1 000 ₽ на Pro. Если подписка уже оплачена, новая точка сверх оплаченного количества создаётся сразу, но помечается плашкой «Требует оплаты» и не работает, пока вы не нажмёте рядом с ней Оплатить; доплата считается пропорционально остатку оплаченного периода.

Подробный разбор — Базовый и Pro — что входит в каждый тариф.

День 6. Гости

Когда пошли первые заказы, в разделе Клиенты начнёт собираться база: телефон, история заказов, баллы.

Если хотите, чтобы гости возвращались, откройте Лояльность. Первое, что там нужно выбрать — тип программы, и поменять его потом непросто:

Кэшбэк — процент от чека возвращается баллами, баллами можно платить.
Штампы — за каждую покупку штамп, за N штампов награда. Понятнее для кофейни: «шестой кофе в подарок».

Лояльность работает на Pro. Подробно — раздел Лояльность.

День 7. Доставка — только если она вам нужна

Если возите заказы: Управление → Доставка. Там включается доставка, задаются зоны с минимальной суммой и стоимостью, заводятся курьеры и вставляются ключи Яндекс.Карт.

Если не возите — не открывайте этот раздел вовсе. Раздел Доставка.

Что смотреть каждый день, когда всё настроено

Пять минут утром:

Дашборд — выручка за вчера и средний чек. Переключатель периода вверху: Сегодня, Вчера, 7 дней, 30 дней.
Заказы — всё ли закрыто, нет ли зависших.
Каталог → Стоп-лист — убрать то, что кончилось. Гость не должен заказывать то, чего нет.

Раз в неделю:

Команда → Расписание — собрана ли следующая неделя.
Команда → Табель — сходятся ли отметки прихода и ухода.
Команда → Заявки смен — не висят ли неотвеченные просьбы поменяться.
Движение денег — сходится ли касса.